Obrót aktami w firmie to nie tylko ich archiwizacja, czy codzienne korzystanie z nich, ale także moment, w którym przedsiębiorca musi podjąć decyzję o ich usunięciu. Ten etap bywa bagatelizowany, choć dotyczy wrażliwych danych, interesów finansowych oraz relacji z organami publicznymi. Czasami zdarza się także, że dochodzi do celowego usuwania informacji. Sprawdzamy jakie kary grożą za nieodpowiednie zniszczenie dokumentów firmowych.
Jakie są zasady niszczenia dokumentów firmowych?
Proces likwidacji akt firmowych wymaga spełnienia wymogów wynikających z kilku ustaw. Najpierw przedsiębiorca musi sprawdzić okresy przechowywania. Dokumenty księgowe przechowuje się 5 lat, licząc od końca roku podatkowego. Akta kadrowo-płacowe dotyczące zatrudnienia po 2019 roku wymagają archiwizacji przez 10 lat. Dane osobowe podlegają zasadom RODO, dlatego wolno je usuwać dopiero po osiągnięciu celu przetwarzania. Nieodpowiednie niszczenie dokumentów już na tym etapie rodzi ryzyko naruszeń. Samo wyrzucenie papierów do kosza narusza przepisy. Firma powinna zastosować metody trwałe, np. niszczarki o wysokim stopniu tajności albo usługi certyfikowane. Dla plików elektronicznych liczy się trwałe usunięcie danych z nośników. Każde działanie warto też udokumentować protokołem. Taki dokument potwierdza, że firma działała zgodnie z regulacjami.
Jakie kary grożą za niewłaściwe zniszczenie dokumentów w firmie?
Sankcje zależą od rodzaju akt oraz skutków naruszenia. W obszarze danych osobowych organy nadzorcze nakładają administracyjne kary pieniężne. RODO przewiduje grzywny do 20 mln euro albo do 4% rocznego obrotu. W przypadku dokumentów księgowych ustawa o rachunkowości wyznacza grzywnę albo karę ograniczenia wolności. Podobne skutki wynikają z ordynacji podatkowej, gdy zniszczenie utrudnia kontrolę fiskusa. Nieodpowiednie likwidowanie dokumentów może też wywołać odpowiedzialność cywilną. Kontrahent albo pracownik ma prawo żądać odszkodowania, gdy utrata akt uniemożliwi wykazanie roszczeń. Takie konsekwencje prawne pojawiają się nawet wtedy, gdy działanie wynika z zaniedbania, a nie ze złej woli.
Konsekwencje karne a celowe niszczenie firmowej dokumentacji
Działania podejmowane z pełną świadomością konsekwencji podlegają surowszej ocenie. Art. 276 Kodeksu karnego przewiduje odpowiedzialność za umyślne zniszczenie, uszkodzenie lub ukrycie dokumentu, którym sprawca nie jest uprawniony rozporządzać. Za takie zachowanie ustawodawca przewiduje grzywnę, karę ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do 2 lat. Jeżeli celem działania jest uzyskanie korzyści majątkowej albo utrudnienie czynności prowadzonych przez organy państwowe, sąd ocenia zachowanie również w świetle prawa karnego, w szczególności przepisów odnoszących się do utrudniania postępowania lub ingerencji w dokumentację.
Prawo karne znajduje zastosowanie także wtedy, gdy pozbawienie akt wartości dowodowej oddziałuje na interes publiczny, np. wpływa na przebieg kontroli podatkowej. W takich sytuacjach nieodpowiednie niszczenie dokumentów nie ogranicza się do konsekwencji finansowych. Odpowiedzialność karną ponosi konkretna osoba fizyczna, np. członek zarządu albo menedżer. Przykładem może być usunięcie korespondencji elektronicznej w celu zatajenia nieprawidłowości. Takie zachowanie prowadzi do postawienia zarzutów karnych niezależnie od odpowiedzialności ponoszonej przez samą spółkę.
Za nieodpowiednie zniszczenie dokumentów firmowych grożą kary, a ich zakres zależy od rodzaju akt oraz okoliczności działania. Przepisy przewidują sankcje administracyjne, cywilne oraz karne, które mogą dotknąć konkretne osoby odpowiedzialne za podejmowane decyzje. Dlatego usuwanie dokumentów wymaga takiej samej staranności jak ich przechowywanie, zwłaszcza gdy w grę wchodzą dane wrażliwe lub interes publiczny.
